Effektiv arbejdsdag på kontoret

 

Organiserede arbejdsdage, og den effektivitet det giver, er ofte undervurderet. Generel organisering af arbejdet er en fantastisk mulighed for ledere og deres medarbejdere til virkelig at få noget fra hånden, samt skabe Work-Life balance. Og tro det eller ej, men det er tilmed en god mulighed for at stresse af i en travl hverdag. 

Med den rette organisering af din arbejdsdag, opnår du en række goder, der gør dig mere effektiv, balancerer din Work-Life balance til glæde for både dig og din familie, gør dig fysisk aktiv, samtidig med at du undgår overspringshandlinger og dårlig samvittighed. Du vil blive overrasket over, hvor mange opgaver du kan nå på bare en dag. 

For at kunne arbejde effektivt er det vigtigt, at du laver en struktur omkring din arbejdsdag, hvor din hjerne kan arbejde på højtryk, og også få de pauser, som hjernen har brug for. Du skal have ro til at arbejde koncentreret, så du ikke bliver forstyrret af medarbejdere, unødvendige e-mails og telefonopkald. 

Opskriften er klar og enkel

Effektive arbejdspas på 45 min., hvor du prioriterer dine opgaver efter, hvad der er vigtigst, og hvad der haster samtidig med, at du lægger de mest vanskelige og komplekse opgaver først på dagen. E-mails og telefonopkald lægger du eksempelvis sidst på dagen, hvis det kan lade sig gøre. 

Aktive pauser på 15 min. Din hjerne har brug for pauser, hvis du virkelig vil arbejde effektivt. Disse kan du med fordel bruge til at lave praktiske gøremål til glæde for dig selv og din familie. Det vil give dig et overskud, der i sidste ende også er godt for din arbejdsplads. Når dårlig samvittighed og ting, du ikke får gjort, er ryddet af vejen, kan du bruge dine mentale ressourcer på at arbejde mod jeres målsætninger. 

Prioritering af arbejdsopgaver, så du får et overblik over, hvilke opgaver, der er de vigtigste, er en god vane. Først laver du de vanskeligste opgaver tidligt på dagen, uden at lade dig forstyrre af unødvendige mails og opkald. Du sætter auto reply på din mail med besked om, hvornår du læser mails, beder folk sende en sms, hvis det er virkelig vigtigt, så du ikke skal tænke meget mere over det. Så behøver du kun at checke din telefon en gang imellem, og du kan helt undgå at blive forstyrret af mails. 

Her kan du læse mere om struktur, overblik og livsenergi

Så enkelt er det

Kl. 8.00-8.30  Du er måske alene hjemme. Måske har du sendt familien afsted i skole og/eller på arbejde, og nu har du ½ time til at gøre noget godt for dig selv. Lav en god kop kaffe, check morgennyheder, gå en kort tur, lav yoga eller mediter en stund eller sæt dig på terrassen med avisen. Det vigtigste er at du får ½ times egen tid, der stimulerer dig og gør dig klar til dagens arbejde. 

Kl. 8.30-9.15 Dagens første effektive arbejdspas. Her indleder du med at prioritere arbejdsdagens opgaver i hvad, der er vigtigst, og hvad der ligger af hasteopgaver. Du husker også at vælge de vanskeligste og mest komplekse opgaver tidligt på dagen, hvor du er mest klar i hjernen. Du kan evt. sætte dig et mål for hvad du gerne vil nå i løbet af dagen, men kun hvis du ved, at det stimulerer din arbejdsindsats. 

Kl. 9.15-9.30 Dagens første aktive pause. Din hjerne skal have en pause, så nu er det tid til at bevæge dig lidt eller lave lidt praktiske ting. Du laver måske en kop kaffe eller the eller måske forbereder du lidt snacks eller et mellemmåltid for at sikre stabilt blodsukker. Der er også mulighed for lidt oprydning eller arkivering af ting. Mulighederne er mange og det vil overraske dig hvor meget du kan nå på bare 15 min. 

Kl. 9.30-10.15 Dagens andet effektive arbejdspas. Opgaverne er prioriteret og du har sikkert allerede fået ryddet et par hasteopgaver af vejen. Nu går du i gang med de komplekse og vanskelige opgaver. 

Kl. 10.15-10.30 Dagens anden aktive pause. Du fortsætter med de praktiske opgaver med fokus på de småopgaver, du sjældent får gjort. Måske er der en kollega du skal tale med, så du bevæger dig over i kollegaens afdeling i stedet for at sende en mail. På den måde får I også lidt social kontakt. Eller måske er det tid til at lave dig en god kop te eller kaffe og spise et mellem måltid. 

Kl. 10.30-11.15 Dagens tredje arbejdspas. Du er kommet godt ind i rytmen, og du kan allerede mærke, at du har masser af energi og overskud, da den aktive pause har gjort godt. 

Kl. 11.15-11.30 Dagens fjerde aktive pause. Du forbereder din frokost eller tager et lille mellemmåltid, hvis du har behov for det. Eller måske er det nu, at du tager en kort meditativ stund eller bevæger dig lidt.  

Kl. 11.30-12.15 Dagens fjerde effektive arbejdspas. Du er stadig frisk, og du har godt fat i arbejdsopgaverne, som du arbejder målrettet med. Du har stadig masser af energi til at tage fat på vanskelige og komplekse problemstillinger.  

Kl. 12.15-12.45 Frokost. Du holder frokost med en eller flere kollegaer for at pleje dine sociale kontakter.   

Kl.12.45-13.30 Dagens femte effektive arbejdspas. Du er godt i gang med arbejdsopgaverne og stadig frisk, takket været dagens jævnlige aktive pauser.  

Kl. 13.30-13.45 Dagens femte aktive pause. Efter frokost er det godt at have fokus på at spise lidt snacks for at holde blodsukkerbalancen, samt at hvile, hjernen ved at gå en tur eller holde en kort meditativ stund.   

Kl. 13.45-14.30 Dagens sjette effektive arbejdspas. Allerede nu har du nået langt mere, end du normalt vil nå på en hel arbejdsdag. Den seneste pause har givet fornyet energi, så du er stadig frisk til 45 min. effektivt arbejde. 

Kl. 14.30-14.45 Dagens sjette aktive pause. Denne pause skal give dig energi sidst på dagen, så du tager en 12-13 minutters rask gåtur, så du kan få aktiveret kroppen lidt. 

Kl. 14.45-15.30 Dagens næstsidste arbejdspas. Du tager dig nu af de lettere opgaver, der ikke kræver den store fordybelse, da du ved, at du når som helst kan blive afbrudt af kollegaer eller telefoner, der ringer.  Du har allerede nået mere, end du forventede, så de opgaver du når på dette arbejdspas er ren bonus. Det er også her, at du kan påbegynde at læse mails eller tage et par telefonopkald.  

Kl.15.30-15.45 Dagens sidste aktive pause. Et hurtigt mellemmåltid og/eller en god kop te eller kaffe, og derefter skal du bevæge dig lidt.  

Kl.15.45- Dagens sidste arbejdspas. Nu mangler du kun at forberede og prioritere den kommende arbejdsdag, så denne dag også kan blive effektiv. Det er også her, at du kan læse de sidste mails og tage de sidste telefonopkald. Vigtigst er det, at du sætter et fast tidspunkt for, hvornår arbejdsdagen slutter. Det sikrer, at du kan være nærværende med din familie, løbe dig en tur, eller hvad du ellers har behov for, når du kommer hjem…. med god samvittighed… 

 

Mange mennesker vil i princippet kunne organisere deres arbejdsdag ud fra en lignende struktur, der vil gøre dem langt mere effektive. Samtidig vil man med fordel kunne indføre denne pausekultur i hele virksomheden og på den måde få det optimale ud af folks arbejdskraft. Aktive pauser kan indimellem med fordel kombineres med walk and talk, så man på den måde også får plejet kontakter og afholdt møder, hvor du er fysisk aktiv.  

Opgave: 

Prøv at sætte en typisk arbejdsdag ind i skabelonen ovenfor og tilpas den din virkelighed, så strukturen passer dig. Du har fundet den rigtige balance, når du har ændret lidt på din hverdag, uden at du bliver stresset over ændringerne. Prøv modellen en uge og gør status og sammenlign med en almindelig uge i forhold til nedenstående: 

• • Effektivitet 

• • Mentalt og fysisk overskud 

• • Stressniveau 

• • Evne til nærvær 

• • Tid til familie og venner 

• • Tid til dig selv 

• • Livskvalitet alt taget i betragtning 

Rigtig god arbejdslyst!