Pauser, effektivitet og kreativitet

Dine kollegaer vil hele tiden have fat i dig, og der ligger et hav af ulæste mails i din 
indbakke, og telefonen kimer i et væk, mens dit store oplæg stadig ligger urørt på
skrivebordet. Deadline nærmer sig, og det begynder at stresse dig. Det er nu, at du skal gøre
brug af en struktur i hverdagen, der både giver mulighed og tid til dine primære opgaver og
samtidig hjælper dig til at blive mere effektiv og kreativ. Arbejdsdages organisering og den
effektivitet, det giver, er ofte undervurderet. Det er en fantastisk mulighed for virkelig at få
noget fra hånden, skabe Work-Life balance, og det er tilmed en god mulighed for at stresse
af i en travl hverdag.

 

Kodeordene er pauser, organisering og prioritering.

 

For at arbejde effektivt er det vigtigt, at du laver en struktur omkring din arbejdsdag, hvor
din hjerne kan arbejde på højtryk og få de pauser, som hjernen har brug for. Du skal have ro
til at arbejde effektivt, så du ikke bliver forstyrret af kollegaer, kunder, unødvendige e-mails
og telefonopkald.

 

Lidt om hjernens tankemodus

Hjernen arbejder i to modus, nemlig fokuseret tænkning og ikke-fokuseret tænkning.

Fokuseret tænkning benytter vi, når vi løser opgaver, tjekker e-mails, og når vi i det hele
taget koncentrerer os om opgaver, vi skal have løst. For at benytte den fokuserede tænkning
kræver det, at vi har ro omkring os, og at vi både har tid og mulighed for at fordybe os.
Nogle forskere mener, at vi ca. kan koncentrere os i 20-25 minutter, inden vi skal have en kort
pause. Andre mener, at hjernen kan arbejde i timeslots af ca. 45 min., inden vi bør holde en
pause. Sandheden er, at det afhænger af vores mentale dagsform, hvor faktorer som
nattesøvn, kost og blodsukker, stress og lignende faktorer i høj grad influerer på vores
koncentrationsevne. Har vi sovet dårligt bare en enkelt nat, kan vi mærke det på vores
kognitive funktioner dagen efter. Så hvor længe, vi kan have fokus og koncentrere os, kan
altså svinge meget fra dag til dag. De tegn, vi kan registrere i forhold til, hvornår det er tid til
en pause væk fra skærmen, er vores overspringshandlinger, når vi læser den samme tekst
flere gange, men vi kan faktisk også let mærke, når vi bliver trætte i hovedet.

Når vi så holder pause, og hjernen slipper den fokuserede tænkning, skifter den modus til den
ikke-fokuserede tænkning. Det er i denne modus, at tanker dukker op og forsvinder igen, og
dem har vi ca. 70.000 af i løbet af bare en dag.
Men endnu vigtigere er det, at det er under den ikke-fokuserede tænkning, at perspektivering
og kreativitet opstår. Hvem har ikke oplevet, at en kreativ tanke pludselig dukker op på en
cykeltur, eller når vi går en tur. Eller at løsningen på et problem pludselig dukker op. Og det
gør den, fordi hjernen ubevidst arbejder videre på ting omkring os, som ikke er afsluttede
eller lukket af. Det er også derfor, det er vigtigt at afslutte ting, så vi ikke har for mange
åbne ting i vores hverdag, der kræver energi og stresser os.
Personligt har jeg udviklet mange af mine projekter og koncepter på en cykel. Og det er ikke,
fordi jeg sætter mig op på cyklen for at udvikle ting. Nej, jeg cykler enten for at nyde
naturen eller for at træne, og pludselig dukker alle mulige kreative tanker og indimellem
løsninger på problemer op.
Det er også her, vi får overskud til at gå op i meta-perspektiv eller ”op i helikopteren”, hvor
vi får et bedre overblik over det, som vi er i færd med. Og vupti, så har vi løst den
resterende del af problemet i et snuptag, hvor det ellers ville tage meget længere tid, når vi
er trætte, mister koncentrationsevne og overblik.

 

Pauser giver overskud

Udover at give energi giver pauserne dig og din hjerne en mulighed for at slappe lidt af.
En nylig dansk undersøgelse har undersøgt, hvilke fordele der er ved at holde pauser i løbet
af din arbejdsdag. I eksperimentet, der varede 6 uger, målte man effekten af en 20-minutters
pause blandt medarbejdere i et forsikringsselskab. Deres funktion var at besvare telefoner
samtidig med, at de behandlede sager. Pausen på 20 minutter var obligatorisk, skærmfri og
skulle ligge om formiddagen.
Resultaterne bekræfter, hvad forskningen allerede ved om effekten af pauser og viste, at en
pause på 20 minutter dels nedsætter stressniveauet øjeblikkeligt og øger den mentale
skarphed med det samme. Derudover havde formiddagspauser en langtidsvirkning i forhold
til at forebygge høj stress om eftermiddagen og give mere energi resten af dagen.

 

Hvad kan arbejdspladsen gøre?

Som arbejdsplads vil der være mange fordele ved at arbejde strategisk med pauser, hvilket
bør overvejes.
I dansk erhvervsliv har vi en mangeårig tradition for at arbejde effektivt og organiseret.
Pauser er desværre oftest associeret med noget negativt, unødvendigt, ineffektivt, og der er
stort set ingen fokus på de positive sideeffekter af pauser. I nogle virksomheder skal pauser
sågar registreres og kategoriseres i legale og ikke-legale pauser. Mange tør ikke holde
pauser af frygt for, hvad deres chefer og kollegaer tænker.
Der er altså en lang række fordele, men også en række dilemmaer omkring pauser.
Første og vigtigste skridt er, at vi ændrer vores negative holdninger til pauser og ser dem som
en mulighed for at pleje og balancere vores mentale, sociale og fysiske sundhed.

Pauser bør gøres til aktive pauser, hvor vi stimulerer os selv og vores kollegaer. I sidste ende
giver det mere energi, større arbejdsglæde og bedre kreativitet og kvalitet i opgaveløsning.

Her er, hvad du og dine kollegaer konkret kan gøre i hverdagen for at blive mere effektive,
få mere overskud og arbejdsglæde ind i hverdagen:

 

Prioritér jeres arbejdsopgaver

Du skal lægge de vanskeligste og mest komplekse opgaver tidligt på dagen, hvor du er mest
klar i hovedet. Sæt din mail på autoreply med besked om, hvornår du læser mails og beder
folk sende en sms, hvis det virkelig er vigtigt. Så behøver du kun at tjekke din telefon en gang
imellem, og du kan helt undgå at blive forstyrret af mails.

Hav effektive arbejdspas. Et arbejdspas varer 45 min. Ingen e-mails eller unødige
telefonopkald. Dem gemmer du til sidst på dagen.

Hold aktive pauser på 15 min. Din hjerne har brug for pauser. Hvis du virkelig vil arbejde
effektivt, kan du med fordel bruge pauserne til at bevæge dig eller lave praktiske ting væk
fra skærmen. Det giver energi at få ordnet de ting, der har ligget længe og givet dig dårlig
samvittighed. Når de er ryddet af vejen, kan du desuden bruge dine mentale ressourcer på at
arbejde effektivt i stedet. En aktiv pause kan også bruges til at få en god snak med en
kollega eller en medarbejder.

Møder. Hold så vidt muligt alle møder efter frokost. Mange møder er rutinemøder, der ikke
nødvendigvis kræver den skarphed, som du har først på dagen. Begræns som udgangspunkt
møderne til at vare maks. 45 min. Fokuseret mødeledelse gør, at langt de fleste møder vil
kunne afholdes inden for denne tidsramme. Er møderne af længere varighed, skal I huske
pauserne undervejs.

Samtidig vil I med fordel kunne indføre denne pausekultur i hele virksomheden og på den
måde få det optimale ud af jeres arbejdskraft. Ved at have en fælles struktur kan I samtidig
støtte hinanden i at lægge de komplekse fordybelsesopgaver tidligt på dagen, så I ikke
forstyrrer hinanden.

Derudover vil flg. råd have en gavnlig effekt:

• • At indlægge korte tænkepauser mellem møder og opgaver.

• • At afsætte tid i kalenderen til daglige eller ugentlige refleksionsstunder.

• • At tage jævnlige gåture – enten alene eller sammen med en god samtalepartner.

• • At opsøge løbende inspiration uden for arbejdet gennem film, bøger, kurser og
    kulturoplevelser.

• • At træne din evne til filosofisk undren i hverdagen.

• • At skabe en mere nysgerrig kultur i organisationen.

• • At reflektere løbende over egen udvikling.

• • At insistere på mere ansigt til ansigt-dialog og mindre digital dialog.

Der skal en kulturændring til for at bryde den negative spiral, og kulturændringer forløber
bedst, hvis vi beslutter det kollektivt og laver rammer og regler, der sikrer at vi ikke giver op
undervejs.
Kulturændringer i organisationer er som at vende en supertanker. Det kræver mange
ressourcer og energi, men når supertankeren er på rette kurs, skal der meget til at få den ud
af kurs igen.

 

God fornøjelse,
Human Support