Webinarer og onlinemøder – Hvordan kan krisen proaktivt bruges fremover?

Efter samfundets anstrengte møde med coronavirus, er mange møder og foredrag med fornuft og ud af nødvendighed, erstattet med webinarer og onlinemøder.

Vi har også selv afholdt webinarer som alternativ til foredrag, hvilket fungerer overraskende godt. Så kan vi bruge webinarer og onlinemøder fremover og erstatte det med de traditionelle mødeformer?  

Vores svar ville nok ligge lidt imellem ja og nej. 

Webinarer og onlinemøder er fleksible og kan spare os for en masse transporttid, hvilket gør, at mange virksomheder med fordel kan bruge det som supplement til de mødeformer, man tidligere havde. Hvis man har en stram mødestruktur, kan de fleste møder afholdes hurtigt og effektivt.  

Vi foreslår, at du forholder dig til nedenstående punkter for at få det bedste ud af jeres onlinemøder: 

1. Sæt rammen 

• Stram struktur. 
• Hvilken type møde? 

• Hvad er forventningen til mødet? 
• Lav en tydelig dagsorden. 

2. Få deltagere 

• Færrest muligere deltagere – medmindre det er orienterende møder. 
• Mange deltagere giver passive deltagere. 
• Lad være med at spilde din tid på møder. 

3. Flere, men kortere møder 

• Mest effektivt på 30. min., men ikke længere end 1 time. 
• Vanskeligt at holde fokus, da onlinemøder kan være mere belastende. 
• Husk pauser, hvis ikke I kan dele møderne op. 

4. Faciliterende mødeleder 

•  Mødeledelse – Formål, indhold, opsummere og konkludere.  
•  Tydeliggørelse af dagsorden. 
•  Hvordan får man involveret alle og skabt aktiv deltagelse? 
•  Stoppe folk, hvis de tager for meget tid. 

5. Undgå støj 

• Det er meget let at blive afledt og koble ud. 
• Sæt dig i fred, hvor du ikke bliver forstyrret. 
• Small-talk og sidebemærkninger kan forstyrre ved siden af. 

• Ret dit fokus på mødet og tag ikke telefoner eller læs mails. 

6. Tal tydeligt 

• Tal mere langsomt og tydeligt, end du plejer. 
• Vent længere på respons, end du ellers ville gøre. 

• Italesæt, hvad du ser: ”Jeg kan se, du læner dig frem, vil du sige noget?” 
• Indiker tydeligt med dit kropssprog, om du for eksempel ønsker at få ordet, eller om du er færdig med at tale til de øvrige deltagere. 

7. Vær aktiv 

•  Start med check-in: Hvordan har folk det? 
• Lav evt. talerunder, så alle kommer til orde. 
•  De, der fysisk sidder sammen, får ofte mere taletid.  
•  Det er ofte de få, der er aktive. 

Selvom du følger ovenstående råd, kan det ikke erstatte det fysiske møde og den relationelle kontakt mellem mennesker.  

Her er, hvad du ikke får: 

• Det kan ikke erstatte de små møder, man får på tomandshånd, og hvis vi indfører onlinemøder til hovedparten af vores møder, vil kvaliteten af vores møder ganske enkelt blive dårligere.  
• Webinarer kan heller ikke erstatte foredrag, den fornemmelse man får af foredragsholderen samt den snak og refleksion, som du får med dem, som du går til foredrag med.  
• Det kan ikke erstatte de muligheder, vi har for at netværke med hinanden og tale med hinanden før, i pauser og efter foredrag/møder.  
• Det kan ikke erstatte værdien af at møde en kollega i en anden kontekst samt den værdi, det har at tale sammen, og refleksioner, der opstår, på baggrund heraf. 

Vi håber, at vi har været med til at sætte nogle af de nye mødeformer i perspektiv. På den måde kan de benyttes bedst og mest effektivt, og så kan vi bruge dem, når det passer bedst ind i en travl arbejdsdag.